Guía práctica sobre Verifactu 2025: lo que toda empresa y profesional debe saber para cumplir sin errores

25 de noviembre de 2025

La implantación del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) marca el inicio de una nueva etapa en la forma en la que empresas y profesionales deben generar y conservar sus facturas. El objetivo: asegurar la veracidad y trazabilidad de los registros de facturación y reducir riesgos de fraude.

Para que puedas adaptarte con seguridad, hemos preparado esta guía práctica con las claves imprescindibles y explicadas de manera directa.

1. ¿Qué es Verifactu y a quién afecta?

Verifactu es el nuevo estándar que deben seguir los programas de facturación en España. Afecta a:

· Empresas de cualquier tamaño.

· Profesionales autónomos.

· Actividades con o sin IVA, siempre que emitan factura mediante software.

Lo importante: si utilizas un ordenador, un ERP, un TPV o cualquier aplicación para emitir facturas, tu sistema debe estar adaptado.

2. No es lo mismo que la factura electrónica

Ambos conceptos conviven, pero no son lo mismo:

· Factura electrónica: regula el formato del documento (cómo se envía, firma, estructura…).

· Verifactu: regula el sistema que genera y registra esa factura (seguridad, trazabilidad, integridad).

Puedes emitir factura electrónica sin estar en Verifactu, y viceversa, según tu software y obligaciones.

3. ¿Qué modalidades existen?

✔ Modalidad Verifactu

El software envía automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de las facturas en cuanto se generan. Incluye código QR y permite verificar la validez fiscal del documento.

✔ Modalidad No Verifactu

Los registros no se envían automáticamente, pero deben conservarse con garantías de seguridad y poder remitirse a la AEAT cuando lo solicite.

Tú eliges, pero si optas por Verifactu, deberás permanecer en esa modalidad durante todo el año natural.

4. ¿Debo adaptarme aunque facture poco?

Sí. No existe una excepción por volumen. Si generas cualquier factura mediante software, Verifactu te afecta.

Como alternativa, la AEAT ofrece una herramienta gratuita para quienes tienen muy pocas facturas.

5. ¿Y si soy autónomo en módulos o recargo de equivalencia?

No están obligados… salvo cuando necesiten emitir una factura. En ese caso, podrán:

· Hacerla a mano (quedando fuera de Verifactu), o

· Emitirla con software adaptado, lo que activa la obligación.

6. Actividades exentas de IVA: ¿se incluyen?

Sí, desde el momento en que usen software para emitir una factura. La exención de IVA no excluye del cumplimiento del Reglamento.

7. ¿Es necesario adaptar el TPV?

Solo si el TPV genera o conecta con la facturación. Si se usa únicamente para cobrar, sin facturación asociada, no se aplica Verifactu.

8. ¿Puedo seguir usando Word o Excel en 2026?

Sí, pero solo como apoyo. No podrán emplearse como programas de facturación, ni para generar directamente las facturas finales. La emisión definitiva deberá hacerse siempre desde un software adaptado.

9. ¿Qué pasa si se cae Internet o el sistema de Hacienda?

El software debe poder seguir funcionando sin conexión y almacenar los registros hasta que pueda enviarlos (en modalidad Verifactu). La desconexión no justifica no cumplir con las obligaciones.

10. ¿Qué facturas se comunican a la AEAT?

Solo las emitidas. Las recibidas quedan fuera del sistema.

11. ¿Quién responde si falla el software?

La responsabilidad técnica es del fabricante, siempre que haya emitido la declaración responsable que exige el reglamento. La empresa debe comprobar que la herramienta utilizada está correctamente adaptada.

12. ¿Se pueden seguir usando sistemas manuales?

Sí, siempre que:

· Se usen exclusivamente talonarios o facturas manuales.

· No se utilice ningún software de facturación en paralelo.

Quien mezcla manual + software queda dentro de Verifactu.

13. ¿Cómo saber si mi ERP está adaptado?

No existe listado oficial. Debes verificar que tu proveedor incluya dentro del sistema la declaración responsable Verifactu, que identifica el software, su versión y el cumplimiento técnico.

14. ¿Qué ocurre con presupuestos, tickets y facturas simplificadas?

· Presupuestos: no tienen efecto fiscal.

· Facturas simplificadas: deben cumplir todos los requisitos del sistema.

· Documentos de venta sin validez fiscal (tickets antiguos): siguen existiendo, pero no sustituyen a una factura cuando esta es obligatoria.

Conclusión: un cambio obligatorio que exige anticipación

Verifactu supone un cambio profundo en la forma de generar facturas, pero bien implantado aporta seguridad, orden y trazabilidad a todos los procesos financieros. Adaptarse cuanto antes evita sanciones, reduce riesgos y prepara a la empresa para futuras obligaciones electrónicas.

¿Tienes dudas sobre cómo adaptar tu facturación a Verifactu?

En Álvaro & Ruiz asesoramos a empresas, autónomos y profesionales en todo el proceso de transición: análisis de software, revisión de cumplimiento y acompañamiento técnico-jurídico.